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FAQ employeurs

Instauration de l'assurance collective hospitalisation

Après qu’un contrat adapté à votre entreprise ait été élaboré avec votre contact commercial ou votre courtier, nous pouvons vous aider dans l’instauration de l’assurance collective Hospi & Assist+ en fournissant par exemple à l’attention des affiliés (employés et éventuellement les membres de la famille) des explications sur leurs avantages, leurs personnes de contact, des informations sur la garantie Medi-Assistance si elle est souscrite, ...

Pour les employeurs avec plus de 250 affiliés à l’assurance collective hospitalisation, nous pouvons organiser à votre demande, une séance d’information pour vos collaborateurs affiliés pour aborder notamment le détail de la couverture, les modalités de fonctionnement ainsi que l’indemnisation en cas de sinistre. De plus, des réunions de mises en place techniques peuvent être organisées avec votre service du personnel.

Des contacts dédicacés seront à votre disposition pour vous aider et répondre à vos questions concernant votre contrat d’assurance hospitalisation collective.

Lors de l’instauration de l’assurance collective hospitalisation et en fonction de la taille de votre entreprise et des termes de votre contrat, nous mettons différents documents et outils à votre disposition, comme par exemple :

  • Un template de fichier pour la reprise des données des affiliés
  • Une lettre d’information aux affiliés actuels et futurs
  • Des formulaires d’affiliation
  • Un template de certificats médicaux
  • Un document de synthèse : « que faire en cas de sinistre ? »
  • Les conditions générales en Français et en Néerlandais
  • Une carte Medi-Assistance personnalisée pour chacun des affiliés, lorsqu’une garantie Medi-Assistance est souscrite.

Pour toutes les nouvelles affiliations, vous pouvez nous envoyer un e-mail à production.healthcare@axa-assistance.com en mentionnant les informations suivantes :

  • Nom et prénom de la personne à affilier
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Adresse
  • Date de l’affiliation

 

En cas d’affiliation d’un membre de la famille, veuillez ajouter les informations suivantes :

  • Numéro de police du membre de personnel
  • Lien familial (enfant, époux,…)

 

Vous pouvez nous transmettre plusieurs affiliations dans un même e-mail. Pour 5 affiliations ou plus, nous vous demandons d’utiliser un fichier Excel (si vous le souhaitez, vous pouvez demander un fichier standard via production.healthcare@axa-assistance.com).

Remarque : pour affilier un nouveau collaborateur aux assurances de groupe « Pensions complémentaires/ Décès/ Incapacité de travail », vous devez transmettre l’information également aux gestionnaires chargés de votre assurance de groupe.

Paiement des primes

  • L’avis d’échéance
  • La liste des primes par personne et le résumé des primes pour l’assurance collective soins de santé

Selon le mode de fractionnement prévu dans votre contrat, vous pourrez recevoir un avis d’échéance mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.

Si vous avez communiqué la modification avant le 10 du mois, le prochain quittancement tiendra déjà compte de ce changement. Si cette modification est communiquée après le 10 du mois, le quittancement suivant celui en cours (Q + 2) en tiendra compte

La garantie Médi-Assistance

Medi-Assistance, c’est toute une série de services dans le but d’aider l’affilié à organiser son hospitalisation en toute sérénité (informations, assistance, tiers payant,…).

Grâce au système tiers payant (si celui-ci a été choisi), l’affilié ne doit plus avancer les frais relatifs à l’hospitalisation ; l’hôpital les facture directement à AXA Assistance.

Medi-Assistance est un service basé sur l’assistance et le tiers payant (paiement direct de la facture par l’assureur à l’hôpital- en option) en Belgique.

En pratique, chaque affilié reçoit une carte Medi Assistance, sur laquelle est repris le numéro de téléphone à appeler en cas d’hospitalisation (078/15.57.40). Via ce numéro, il peut obtenir :

  • Toute l’information utile sur ses garanties
  • La confirmation de la prise en charge de l’hospitalisation par AXA Assistance
  • La confirmation de l’octroi du système « tiers payant ».

 

Chaque affilié peut également directement compléter une déclaration d’hospitalisation ‘on line’ : https://www.axa.be/hospitalisation

Un gestionnaire le recontactera afin de s’assurer que l’information est complète et confirmera la prise en charge de l’hospitalisation.

Une lettre de confirmation Medi-Assistance (Hospi-Pass) est envoyée dès que l’accord est octroyé. Un double de cette lettre est également envoyé à l’hôpital. Lors de son admission, l’assuré remet au bureau d’accueil de l’hôpital la lettre de confirmation signée. La facture sera ainsi adressée directement à AXA Assistance.

De plus, l’hôpital ne demandera pas d’acompte.

Les frais non couverts par la convention d’assurance, tels que la franchise, les frais de confort,... restent à charge de l’affilié. Ces frais seront récupérés après l’hospitalisation par nos services.

En cas d’hospitalisation en urgence, la procédure reste exactement la même. L’affilié, un de ses proches ou encore un membre du personnel de l’hôpital, contacte notre service Medi-Assistance durant le séjour à l’hôpital. Pour autant que les conditions soient remplies, le service Medi-Assistance enverra la lettre de confirmation qui confirme la prise en charge et l’application du tiers-payant par e-mail ou fax à l’hôpital, le 1er jour ouvrable qui suit la demande.

Medi-Assistance a obtenu l’adhésion de plus de 90% des hôpitaux en Belgique. La liste se trouve sur https://www.axa.be/hospitalisation.

L’affilié doit fournir à la compagnie les renseignements et documents nécessaires pour prouver l’existence et le montant des frais couverts : déclaration de sinistre, certificat médical,… Il peut joindre également à la déclaration tout document, certificat et rapport de nature à expliciter la cause de son hospitalisation.

Ces documents doivent être envoyés par la poste, par fax (02/545.79.47) ou par e-mail (fraismedicaux@axa-assistance.com) (sauf la facture liée à l’hospitalisation dont l’original est indispensable.)

L’adresse pour l’envoi par la poste est :

AXA Assistance

Département Sinistres Soins de Santé

Avenue Louise 166, boite 1

1050 Bruxelles

Informations en cours de contrat

En fonction de la taille de votre entreprise et des termes de votre contrat, nous pouvons fournir, à la demande, différents types d’informations :

  • Des statistiques globales, la liste des affiliés, une évaluation sur l’exécution du contrat en cours, des statistiques détaillées (statistiques sinistres avec la fréquence et la gravité), etc.

Un rapport de gestion peut également être établi annuellement avec les délais de remboursement, les dossiers refusés, les délais d’affiliation, etc.

Pour toutes demandes de modifications ou obtention de la liste exhaustive, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse suivante : production.healthcare@axa-assistance.com en mentionnant le nom du gestionnaire ainsi que le numéro de contrat dans le sujet.

Pour 5 affiliations ou plus, nous vous demandons d’utiliser un fichier Excel (si vous le souhaitez, vous pouvez demander un fichier standard via l’adresse suivante : production.healthcare@axa-assistance.com)

Votre contact commercial est votre interlocuteur privilégié. Vous recevrez également le nom et les coordonnées du gestionnaire de votre contrat ou une adresse mail des équipes de gestion le cas échéant.

Fiscalité

Une taxe de 9,25% sur les primes d’assurance collective hospitalisation et une retenue AMI (Assurance maladie Invalidité) de 10%.

La taxe de 9,25% n’est pas d’application pour les primes versées dans le cadre de la continuation individuelle.

Les primes de l’assurance collective hospitalisation ne sont pas déductibles en frais professionnels dans le chef de l’employeur.

Les prestations versées par la compagnie dans le cadre de la garantie hospitalisation ne sont pas imposables.

Continuation individuelle

En cas de perte de la garantie de la police collective (départ de la société, retraite, …), l’affilié a la possibilité de souscrire, sans formalité médicale, ni délai d’attente, un contrat à titre individuel couvrant des garanties similaires à celles d’Hospi & Assist +. Ce nouveau contrat est viager et prendrait cours à la date de cessation de l’assurance collective.

La continuation individuelle doit également être proposée aux membres de la famille de l’affilié qui ont perdu le bénéfice de la police collective (divorce, départ de l’enfant …).

C’est à vous, en tant qu’employeur, d’informer votre employé de son droit à la continuation individuelle.

AXA a créé un site web www.hospi4ever.com afin de vous aider dans cette tâche.

Le site est personnalisé par client. A l’instauration du contrat, vous recevrez toute l’information utile ainsi que les codes d’accès au site web.

Grâce à ce site, vous et votre personnel avez accès à :

  • Toutes les informations nécessaires
  • Les tableaux des couvertures et primes d’un produit similaire à votre contrat
  • Les couvertures d’un produit de base

Selon le choix, une offre peut être imprimée.

Pour souscrire un contrat à titre individuel, votre collaborateur doit

  • se rendre sur le site web prévu à cet effet (www.hospi4ever.com) avec les codes d’accès que vous avez reçu ou
  • envoyer un e-mail à <a href="mailto:continuation@axa-assistance.com">continuation@axa-assistance.com</a>.

 

A partir du moment où il a reçu votre courrier lui informant de son droit à la continuation individuelle, l’affilié dispose d’un délai de 60 jours pour nous communiquer son intention de maintenir les garanties, en tout ou en partie, à titre individuelle. Puis, nous avons 15 jours pour soumettre à l’affilié et, le cas échéant, aux membres de sa famille, une offre. Ils ont alors un délai de 30 jours pour accepter l’offre d’assurance. Le droit à la poursuite individuelle s’éteint à l’expiration de ce délai.

FAQ général

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